Vieraskynässä tällä kertaa aiheena organisaation toiminnan kehittämisen ikuisuuskysymys eli viestintä. Kirjoittajat Erika Perttuli-Borobio ja Aleksi Markkanen tulevat Kulosaaren yhteiskoulusta. KSYK on kansainvälinen koulu, jossa opetusta annetaan sekä suomeksi että englanniksi. Viestinnän kehittämisen välineistä ensimmäiseksi käyttöön otettiin jaettu drive, mutta välineitä oleellisemmaksi on osoittautunut maltillinen tahti, joka tukee kulttuurin muutosta kohti avoimuutta ja yhteistyötä.
Koulujen sisäinen viestintä on helposti käytännön työn ohessa muodostunutta sähköpostien, Wilma-viestien ja WhatsApp-kilahdusten sekamelskaa. Omassa talossamme kaksikielisyys ja puutteelliset viestintäkäytännöt lisäsivät tätä edellä kuvattua viestinnällistä kaaosta ja vaikeutti ihan perustyön hoitamista. Kuvaavin merkki tilanteen ongelmallisuudesta oli se, että kollegat opettajanhuoneessa tai käytävillä kysyivät toisiltaan: ”Saitko viestini?”, eli viestitulva ja epäyhdenmukaiset käytänteet saivat tärkeät viestit hukkumaan massaan.
Määritimme siis DigiErko-opintojemme kehittämistehtäväksi lähteä yhdessä kehittämään viestintää opettajan työn asettamien tarpeiden mukaisesti. Halusimme luoda selkeän ja kaikkia sitouttavan toimintatavan, joten lähdimme keräämään henkilöstön näkemyksiä viestinnällisistä haasteista yhteisessä työpajassa. Tulokset vahvistivat jo itsekin tekemiämme havaintoja ja loivat selkeän kuvan kiireellisistä kehittämiskohteista. Sisäisen viestinnän tärkeimmiksi yhteisiksi käytännöiksi nousivat kaksikielisyys, ajantasaisuus ja saavutettavuus. Viestintäuudistuksessa voidaan nähdä myös vahvasti psykologisen turvallisuudentunteen palauttaminen – hyvä viestintä helpottaa opettajien asiantuntijatyön hoitamista, kun he tietävät, missä ja milloin olla sekä kenen kanssa.
Uudistuksen keskeisiksi tekijöiksi nousivat jaettu Drive, sähköinen kalenteri ja pikaviestin, jonka käyttöönottoa ei kuitenkaan nähty tarpeelliseksi, ainakaan ensimmäisessä uudistusvaiheessa. Drive luotiin uudestaan tyhjästä ja siihen tehty kansiorakenne oli hallinnon suunnittelema, joskin tavoitteena on jatkokehittää sitä havaintojen ja ehdotusten pohjalta. Uudistuksen myötä kaikilla opettajilla on nyt pääsy ja oikeus lukea ja kommentoida asiakirjoja jaetussa Drivessa, mikä tehostaa mahdollisten virheiden korjaamista ja päivitysten tekemistä. Lisäksi otimme käyttöön sähköisen kalenterin sekä siihen liittyvät yhteiset säännöt. Kalenterimerkinnöissä tulee nyt olla kaksikielisesti olennainen tieto (mitä, milloin, missä, ketä koskee, mikä on agendana) viisi päivää ennen tapahtumaa ja koko koulun juhlien suhteen 10 päivää ennen H-hetkeä. Tämä on tuonut selkeyttä ja tehokkuutta arkeemme. Molemmat ratkaisut ovat lisänneet yhteistyötä ja avoimuutta kouluyhteisössämme.
Uusi viestintämalli otettiin käyttöön elokuun ensimmäisinä työpäivinä, eli TESOn aikana. Pidimme henkilöstölle esittelyn muutoksista, ja ne otettiin vastaan innolla. Oli hienoa nähdä, miten rehtorit omaksuivat uuden kalenterin käytön, ja koko TESO-ohjelma sekä lukuvuoden alku olivat jo valmiiksi kalenterissa. Vaikka olimme varautuneet käytännön asioiden auttamiseen, siirtymä sujui odotettua vaivattomammin.
Kuuden viikon käyttöjakson jälkeen keräsimme ensimmäisen palauteaineiston, sillä halusimme saada kiinni mahdollisista ongelmakohdista nopeasti. Anonyymin palautteen keräämisessä ajatuksena on jatkaa yhdessä kehittämistä ja etsimme lisää uusia tapoja parantaa jo tehtyjä muutoksia. Palautteen positiivisuus yllätti, sillä usein isot muutokset koetaan alussa erittäin haastavina, kun pitää mukautua uuteen ja oppia uusia käytänteitä. Positiivinen palaute kyselyssä kertoo, että tarve uudistukselle oli iso ja sen aikaansaama tehostaminen ja yksinkertaistaminen ovat koettu työntekoa helpottavana tekijänä. Palautteessa oli huomattavissa kasvun ajattelumallin mukaista analyyttistä asennoitumista: vaikka osa opettajista ja rehtoreista olivat kokeneet muutoksen haastavana, se nähtiin pikemminkin mahdollisuutena kuin esteenä.
Kehittämisessä tärkeää on, ettei se jää vain projektiksi, joten ajattelemme tämän olevan pitkä prosessi, jonka kehittämistä tehdään pitkällä aikavälillä – aina on parannettavaa. Olemme saadun palautteen pohjalta kehittäneet myös yhteisöä osallistavan työkalun, eli oman matalan kynnyksen kanavan kalenterissa olevien ongelmien tai epäkohtien havaitsemiseksi. Parviälyn hyödyntäminen tehostaa viestintää huomattavasti, kun kuka vain, joka huomaa puutteellista tietoa tai merkintöjä, voi pingata tapahtumanjärjestäjiä.
Erika Perttuli-Borobio ja Aleksi Markkanen
Kirjoittajat työskentelevät opettajina Kulosaaren yhteiskoulussa. He ovat Itä-Suomen yliopiston Oppiminen ja opettaminen digitaalisissa ympäristöissä erikoistumiskoulutuksen koulutettavia.
Valtakunnallinen DigiErko-verkosto 